Defina sus objetivos de migración
Antes de tocar ningún dato, tiene que preguntarse qué quiere conseguir con SharePoint; si quiere mejorar las colaboraciones, la gestión de documentos o el cumplimiento normativo, y qué funciones de SharePoint va a realmente utilizar.
Un consejo para definir sus objetivos es alinearse con los resultados empresariales, no sólo con las necesidades de TI (aunque comprender las necesidades de TI es muy importante).
Audite el contenido existente
También debe hacer balance de lo que tiene actualmente. Es importante identificar los archivos obsoletos, duplicados o irrelevantes. Una vez que haya analizado sus archivos, deberá trazar las estructuras de carpetas y los permisos de esas carpetas/archivos. A continuación, tendrá que decidir qué debe archivarse y qué debe migrarse.
Un consejo a la hora de auditar el contenido existente es hacer limpieza antes de mudarse (piense en el ejemplo de la casa). No lleve el desorden a su nuevo hogar de SharePoint.
Elija el enfoque de migración adecuado
Existen tres vías principales para la migración:
Migración manual: buena para equipos pequeños o configuraciones sencillas.
Herramientas de terceros: ideales para migraciones complejas con metadatos, flujos de trabajo o permisos.
Microsoft Migration Tool - Gratuita y fiable para muchos casos de uso.
Un consejo para elegir el enfoque de migración adecuado es evaluar en función del volumen, la complejidad y el presupuesto.
Construya su arquitectura SharePoint
Al diseñar su nuevo entorno, tendrá que elegir entre sitios de equipo y sitios de comunicación; configurar bibliotecas de documentos, listas y metadatos; y planificar los permisos y la gobernanza; esto es especialmente importante porque, cuando lo despliegue, querrá que todo el mundo pueda acceder a lo que necesita y a lo que debería tener acceso.
Un consejo a la hora de construir la arquitectura de SharePoint es pensar a largo plazo. La estructura del sitio debe ser escalable y fácil de usar.
Pruebe la migración
Es absolutamente necesario probar la migración. No puede saltarse este paso. Antes de ponerla en marcha, realice una migración piloto con un grupo reducido; compruebe si hay enlaces rotos, metadatos perdidos o problemas de permisos; y obtenga comentarios de los usuarios.
Un consejo para las pruebas es tratarlas como un ensayo. Detecte los problemas antes de levantar el telón.
Póngalo en marcha (pero mantenga la calma)
Cuando esté listo y haya realizado las pruebas, comuníquelo claramente a los usuarios. Tendrás que ofrecer formación y asistencia, y supervisar el rendimiento y la adopción por parte de los usuarios.
Un consejo para la puesta en marcha es hacerla por todo lo alto. Celebre el cambio y fomente la participación de los usuarios.
Optimización posterior a la migración
Aunque haya completado con éxito la migración, su trabajo no acaba aquí. Después de la migración, debe revisar los análisis de uso, ajustar la configuración de navegación y búsqueda, y seguir formando y recogiendo opiniones.
Un consejo para después de la migración es reconocer que SharePoint es un sistema vivo. Improving it. Siga prestándole atención.
Reflexiones finales: Manténgalo humano
Migrar a SharePoint es mucho más que un proyecto técnico. Es un viaje de gestión del cambio. Involucre a las partes interesadas, comuníquese a menudo y céntrese en la experiencia del usuario.
Migrar a SharePoint no es fácil. Hemos ayudado a varios clientes en su proceso de migración. Póngase en contacto con nosotros para mejorar su transición.
