Définissez vos objectifs de migration
Avant de toucher à des données, vous devez vous demander ce que vous voulez réaliser avec SharePoint ; si vous voulez améliorer la collaboration, la gestion des documents ou la conformité, et quelles sont les fonctionnalités de SharePoint que vous allez utiliser. réellement utiliser.
Un conseil pour définir vos objectifs est de vous aligner sur les résultats commerciaux, et pas seulement sur les besoins informatiques (bien que la compréhension des besoins informatiques soit très importante).
Auditer votre contenu existant
Vous devez également faire le point sur ce que vous avez actuellement. Il est important d'identifier les fichiers obsolètes, en double ou non pertinents. Une fois que vous avez analysé vos fichiers, vous devez définir la structure des dossiers et les autorisations pour ces dossiers/fichiers. Vous devrez ensuite décider ce qui doit être archivé et ce qui doit être migré.
Un conseil pour l'audit de votre contenu existant est de faire le ménage avant de déménager (repensez à l'exemple de la maison). N'apportez pas de désordre dans votre nouvelle maison SharePoint.
Choisir la bonne approche de migration
Il existe trois méthodes principales de migration :
La migration manuelle - Elle convient aux petites équipes ou aux installations simples.
Outils tiers - Idéal pour les migrations complexes avec des métadonnées, des flux de travail ou des autorisations.
Outil de migration Microsoft Gratuit et fiable pour de nombreux cas d'utilisation.
Un conseil pour choisir la bonne approche de migration est d'évaluer en fonction du volume, de la complexité et du budget.
Construire votre architecture SharePoint
Lors de la conception de votre nouvel environnement, vous devrez choisir entre les sites d'équipe et les sites de communication, mettre en place des bibliothèques de documents, des listes et des métadonnées, et planifier les autorisations et la gouvernance - ce qui est particulièrement important car lorsque vous le déployez, vous voulez que chacun puisse accéder à ce dont il a besoin et à ce à quoi il devrait avoir accès.
Un conseil lors de l'élaboration de votre architecture SharePoint est de penser à long terme. La structure de votre site doit être évolutive et facile à utiliser.
Testez la migration
Vous devez absolument tester votre migration. Vous ne pouvez pas sauter cette étape. Avant la mise en service, effectuez une migration pilote avec un petit groupe, vérifiez les liens brisés, les métadonnées manquantes et les problèmes d'autorisation, et recueillez les commentaires des utilisateurs.
Un conseil : traitez le test comme une répétition. Détectez les problèmes dès le début avant de lever le rideau.
Passez à l'action (mais restez calme)
Lorsque vous êtes prêt et que vous avez testé, communiquez clairement avec les utilisateurs. Vous devrez assurer la formation et l'assistance et surveiller les performances et l'adoption par les utilisateurs.
Un conseil pour la mise en service est de faire un lancement en fanfare. Célébrez le déménagement et encouragez l'engagement des utilisateurs.
Optimisation après la migration
Même si vous avez réussi la migration, votre travail ne s'arrête pas là. Après la migration, vous devez examiner les analyses d'utilisation, ajuster les paramètres de navigation et de recherche, continuer à former les utilisateurs et à recueillir leurs commentaires.
Un conseil pour la post-migration est de reconnaître que SharePoint est un système vivant. Continuez à l'améliorer. Continuez à lui accorder de l'attention.
Réflexions finales : Rester humain
La migration vers SharePoint est bien plus qu'un projet technique. C'est un parcours de gestion du changement. Impliquez les parties prenantes, communiquez souvent et concentrez-vous sur l'expérience de l'utilisateur.
Migrer vers SharePoint n'est pas facile. Nous avons aidé plusieurs clients dans leur parcours de migration. Prenez contact avec nous pour faciliter la transition.
