Existe un riesgo cuando utilizamos términos como Agile o Business Agility debido al bagaje asociado a ellos. Sus significados se han malinterpretado a lo largo del tiempo o han sido una idea pasajera en determinadas empresas, lo que puede dar lugar a más problemas. Sin embargo, para seguir siendo relevantes, independientemente de la jerga, tenemos que cambiar nuestra mentalidad para seguir siendo adaptables en el espacio empresarial.
El aprendizaje y la mejora continuos no pueden ser una moda pasajera. Ambos deben ser una parte importante de la cultura y los principios fundamentales de cualquier empresa, especialmente en la era digital. Hoy vamos a repasar siete elementos que nos ayudarán a impulsar esta mentalidad, porque no se trata de si las cosas van a cambiar, sino de cuándo.
Pensamiento sistémico y fluidez
Dos elementos importantes de la mentalidad de las "formas modernas de trabajar" son la curiosidad y la perseverancia en el pensamiento sistémico y la fluidez. He aquí una cita que lo resume:
Ross D. Arnold y Jon P. Wade.
En términos sencillos, es comprender todo el funcionamiento interno de lo que hace que una empresa pase del concepto al dinero, y uno de los resultados más importantes, los clientes satisfechos. Es el flujo de valor de principio a fin, de los ejecutivos a los equipos, de los productos a los resultados.
Un buen ejemplo de una industria que ha vivido en este espacio prácticamente desde su existencia es la hostelería, concretamente el negocio de la restauración. Su mundo siempre tiene un sistema de sistemas.
Por ejemplo, el flujo para un restaurante que ofrece asientos a sus clientes comienza cuando entran en el edificio y termina cuando pagan su cuenta. Un restaurante debe tener en cuenta el recorrido del cliente, desde que se sienta hasta que consume la comida/bebida, desde que tiene una gran experiencia hasta que paga por sus servicios.
Se trata de una combinación de coordinación de la parte delantera de la casa (recepción, servicio, pago) con la parte trasera (preparación de la comida, incluido el pedido de alimentos/suministros) que contribuye a ofrecer valor a sus clientes. Al cliente no le preocupan (ni deberían preocuparle) los diferentes sistemas y el flujo que contribuyen a su experiencia. Lo que espera es que todo funcione en conjunto y le proporcione una gran experiencia, que incluya un buen servicio y una buena comida.
Pensamiento ajustado y eliminación de residuos
El pensamiento sistémico es fundamental porque, con este enfoque, podemos ver nuestra empresa como un todo y aplicar el pensamiento ajustado para eliminar los cuellos de botella y cualquier desperdicio que afecte al flujo continuo de información, innovación y entrega de productos y servicios valiosos a los clientes/partes interesadas. Al racionalizar nuestro negocio (sistema de sistemas), podemos ser ágiles y determinar de forma proactiva cómo queremos invertir nuestros limitados recursos (tiempo y dinero = empleados).
Planificación estratégica mediante objetivos y resultados clave (OKR)
Volviendo a nuestro ejemplo del restaurante, cuando el mundo cambió en 2020, el sector de la restauración se vio realmente afectado. Para mantenerse en el negocio, necesitaban pensar estratégicamente y tuvieron que cambiar cosas sin saber cuánto tiempo iba a durar.
Los resultados de los clientes no cambiaron. Lo que había que cambiar era el recorrido del cliente y los sistemas de sistemas. Y como los clientes ya no podían sentarse en un restaurante, los empresarios seguían necesitando una forma de ofrecer sus productos y servicios. Por lo tanto, apoyar un modelo de comida para llevar y entrega a domicilio era la siguiente evolución para mantenerse en el negocio.
Esto puede parecer sencillo porque algunos restaurantes ya ofrecían estas opciones. Pero, trasladar todo su negocio a soluciones escalables y sostenibles para obtener pedidos tanto en persona como digitalmente no fue tarea fácil.
Aquí es donde planificación estratégica entra en juego porque tenemos que ser reflexivos y tener en cuenta a nuestros clientes/partes interesadas. Darles lo que realmente necesitan, no lo que nosotros pensamos que necesitan. Para garantizar que se satisfacen las necesidades de los clientes y seguir ofreciendo resultados valiosos, las empresas necesitan una forma de aumentar el compromiso y la alineación con sus clientes.
El marco de gestión de objetivos, Objetivos y Resultados Clave (OKR) tiende un puente entre la estrategia y la ejecución. Ayuda a pasar de un enfoque basado en los productos a otro basado en los resultados, lo que permite adoptar una mentalidad centrada en el cliente y situarlo en el centro de todo.
Aunque las empresas siempre han valorado a los clientes, poner al cliente en el centro de todo lo que hacemos es también un elemento importante de la mentalidad de la "forma moderna de trabajar". Cambia la forma de medir y gestionar en qué debemos invertir, en qué debemos seguir invirtiendo (perseverar) o si debemos pivotar y pasar a la siguiente prioridad.
Gestión ajustada de carteras
En cualquier sector, el tamaño y la complejidad de la empresa determinan la necesidad de prácticas adicionales para apoyar la alineación de la estrategia empresarial. Debe centrarse en impulsar la entrega de valor a los clientes.
En el caso concreto de los restaurantes, cuando hay una empresa matriz más grande que explota distintos tipos de restaurantes o que tiene muchos de los mismos restaurantes, su cartera es mucho mayor que la de las empresas "familiares". Para ello, la competencia de Gestión ajustada de carteras lo reúne todo (sí, otro concepto de sistemas de sistemas). Se trata de cómo la alta dirección aplica los principios Lean para conectar la estrategia con la ejecución, alineando el desarrollo ágil con la estrategia empresarial.
Aquí es también donde creamos un bucle de retroalimentación bidireccional para medir realmente el valor y lo que el cliente utiliza y necesita. El bucle también mide lo que no están utilizando, lo que se considera desperdicio. Con este enfoque podemos tomar decisiones basadas en datos e incorporar una mentalidad innovadora, creando pequeños experimentos para validar ideas antes de realizar inversiones.
La creación de un entorno que favorezca el desarrollo y la entrega de pequeños incrementos de valor nos permite ser ágiles y adaptarnos al mercado. Los restaurantes tienen una ventaja en este ámbito, ya que pueden obtener información inmediata de los clientes, lo que les da la oportunidad de responder y adaptarse. Este es un objetivo al que deberían aspirar todas las empresas, independientemente de su sector o tamaño.
Transformación de las oficinas de gestión de proyectos (PMO)
Nuestro elemento final para este debate es sobre una de las opciones para quién puede conducir y guiar todo esto, además de destacar otro beneficio de la mentalidad de "forma moderna de trabajar". Una vez más, el "quién" dependerá del tamaño y la complejidad de la empresa.
En la mayoría de las grandes organizaciones, hay un equipo (o conjunto de equipos) responsable de gestionar y medir el flujo de valor que se entrega. Es aquí donde queremos impulsar proactivamente la nueva mentalidad potenciando los principios lean, las herramientas y técnicas ágiles y centrándonos en el cliente.
La transformación de las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) para que lideren esta forma de pensar y trabajar puede ayudar a impulsar el cambio cultural, eliminar los residuos del sistema y promover un flujo continuo de entrega de valor a los clientes.
Por qué es importante la mentalidad de la forma moderna de trabajar
Al fin y al cabo, todos deberíamos estar obsesionados con la necesidad de deleitar a nuestros clientes, comprometer a nuestros empleados y crear una cultura de creación de productos y servicios asombrosos.
Porque... no se trata de si las cosas cambiarán, sino de cuándo.
Las empresas que prosperan y no sólo sobreviven lo saben y siempre buscan formas más modernas de trabajar. Póngase en contacto con nosotros en Improving para que le ayudemos a crear una mentalidad de "formas modernas de trabajar" en su organización.
