En estas situaciones, normalmente puedo fingir, despistar o evadirme con humor. Lo he hecho toda mi vida y se me ha dado bastante bien. ¿Has estado alguna vez en un equipo en el que una o dos personas son las que más hablan? Pregunta trampa. Claro que sí. Todos lo hemos estado.
Si miras a tu alrededor, es probable que veas a alguien que parece que está a punto de decir algo, pero nunca lo hace. Puede que veas a alguien que toma notas como si fuera una competición, pero nunca habla. Puede que veas a otra persona que sabes que es un buen compañero de equipo, pero que ahora mismo está a kilómetros de distancia hurgando en algo sumamente interesante en su zapato. Esto me planteó una gran pregunta. En todos los equipos de los que he formado parte ha habido suficiente capacidad intelectual como para lanzar un cohete, pero ¿cómo desbloquearla?
Bueno, un buen comienzo es darse cuenta de que no todo el mundo es igual. Los humanos tenemos la costumbre de ejercer la empatía de una forma muy extraña. Tendemos a pensar que todo el mundo es como nosotros, pero no es así. Se calcula que entre el 30 y el 40% de la población es neurodiversa. Y si has pasado algún tiempo en un equipo de software, probablemente pienses que esa cifra es bastante baja.
Desgraciadamente, la mayor parte del mundo no está hecho para liberar el potencial neurodivergente, y sé por experiencia que el lugar de trabajo es especialmente difícil. Así que decidí volver a centrarme en cómo construir mis reuniones para desbloquear esas voces. He elaborado unas cuantas reglas que intento seguir cuando facilito una reunión. A menudo me preguntan cómo consigo tanta interacción en mis grupos y, por suerte para ustedes, no soy tacaño. Estos son mis cinco consejos para facilitar la participación de personas neurodivergentes.
1. Pausas frecuentes
En el excelente libro titulado "Training from the Back of the Room", Sharon Bowman afirma que si hablamos durante más de diez minutos sin cambiar de tema, empezamos a perder la atención de la gente. No estoy sugiriendo que nos tomemos cinco minutos cada diez, pero intento variar los temas y los enfoques cada diez minutos más o menos y, lo que es más importante, me gusta establecer un descanso cada 30 minutos.
Los eventos Scrum pueden ser muy largos. Cuando una persona con TDAH ve una reunión de planificación de 4 horas, no están preparando el material para que sea la mejor reunión de la historia. Ellos están tratando de encontrar la manera de sobrevivir a ella. Esto es mucho menos importante si sabes que vas a tener un descanso en 10 minutos. Establece pausas, asegúrate de que todo el mundo sabe que va a haber pausas frecuentes y acostumbra a tus equipos a ese estilo.
Si no eres el moderador, pide descansos. Lo más probable es que no les importe, y al menos un par de personas más en la sala lo agradecerán. Si todo lo demás falla, tómate un descanso. Es mejor que te pierdas unos minutos para ir al baño que perderte la mitad de la reunión por no cuidarte. Puede que tu equipo empiece a pensar que tienes una vejiga del tamaño de una moneda de diez centavos, pero al menos podrás participar plenamente.
2. Escribir en silencio
Algunas personas pueden dominar una sala con su voz. Les encanta hablar y les gusta aún más que la gente les escuche. Yo soy una de esas personas. Sin embargo, no todo el mundo es como yo. A algunos les asusta la idea de hablar en grupo, aunque conozcan al grupo. Algunos son demasiado educados para interrumpir o ser vistos como que interrumpen o contradicen. Pero la cosa es así: esas personas, las que se sientan en silencio y absorben todas las ideas de la sala sin pensar en lo que quieren decir, son probablemente las que tienen las mejores ideas.
Por eso intento meter con calzador la escritura silenciosa en todos los actos que organizo. Si vamos a compartir ideas, es probable que dedique unos minutos a que los asistentes escriban anónimamente sus ideas en notas adhesivas o en una pizarra compartida. Luego las revisamos en grupo. Esto ofrece a las personas con ansiedad social una oportunidad de bajo riesgo para exponer sus ideas. Así que, si tienes una reunión próximamente en la que vas a pedir opiniones o hacer preguntas difíciles, piensa en empezar la discusión con unos minutos escribiendo en silencio tus ideas antes de reunirte en un debate de grupo.
3. Cosas táctiles
En este mundo pospandémico, trabajamos a distancia mucho más que antes. Esto ofrece muchas ventajas. Se reducen muchos gastos generales para las empresas. Nuestros horarios son más flexibles. Los pantalones, un atuendo de negocios no opcional, de repente son opcionales.
Por supuesto, estamos perdiendo el valor de la comunicación cara a cara y también la capacidad de tocar las cosas. La gente absorbe y retiene los datos de diferentes maneras. A algunos les gusta verla. A otros les basta con oírlos. Otros tienen que tenerlos en las manos. Yo soy de estos últimos. Necesito algo que me lo recuerde físicamente o, en cuestión de segundos, me olvidaré literalmente de que existe. Suena gracioso y extremo, pero es cierto. Es un déficit en lo que se llama constancia objetal, y no es improbable que alguien con quien trabajes también tenga problemas con eso.
Como ya he dicho, suelo trabajar en una pizarra digital. También intento estructurar mis reuniones de forma que se presten al trabajo en grupo sobre la pizarra. Animo a los asistentes a que hagan preguntas o sondeos con notas adhesivas, les pido que voten o que comprueben la temperatura colocando marcadores en un gráfico o que jueguen a un pequeño juego para demostrar algo. De este modo, puedo involucrar al grupo de forma dinámica y dar a la gente como yo algo con lo que jugar sin dejar de participar en la reunión. A veces, me encuentro organizando pegatinas o moviéndolas ociosamente sin motivo, y siempre veo a un par de personas haciendo lo mismo. Cada vez que veo una tarjeta moviéndose o una columna organizándose durante una reunión, sé que estoy ayudando a alguien a colaborar.
4. Establecer expectativas
Para algunos de nosotros, una reunión de una hora es algo que hay que soportar y sobrevivir. En cualquier reunión, incluso en las que dirijo, estoy realmente presente el 50% del tiempo. El resto del tiempo mi mente divaga. Puedo estar pensando en una mesa auxiliar que quería hacer o en un nuevo juego de mesa que he comprado. Mi mujer es muy parecida. También puede que sólo esté presente la mitad del tiempo. Pero por razones muy diferentes. Tiene ansiedad. Está pensando en cómo responder a cualquier cantidad de escenarios realistas y no realistas pero posibles. Puede que esté pensando en si mantiene la cara de forma extraña o si asiente con la cabeza en los momentos adecuados.
Lo que hace esto más fácil, para gente como nosotros, es saber lo que viene. Si sé que sólo tengo que aguantar cinco minutos más antes de que pasemos al mapeo de afinidades, a la votación o a un descanso, entonces me resulta más fácil mantenerme presente. Pero no se trata sólo de fijar expectativas. Hay que ser estricto a la hora de cumplirlas. Las reuniones de 30 minutos deben terminar en 30 minutos. Si no puedes mantener una reunión en el tiempo asignado, entonces es difícil sentirse reconfortado por cualquier expectativa que establezcas.
5. Comunicación, comunicación, comunicación
No se trata tanto de asegurarse de que todo se dice y se entiende por adelantado como de asegurarse de que se dice de todas las formas posibles. Me gusta enviar el material para la reunión (diapositivas, murales, listas de tareas pendientes, plantillas, etc.) con antelación. También me gusta tener el orden del día esbozado y enviado con antelación, así como tenerlo visible durante la reunión. Mantengo abiertos los canales de chat y pido a la sala que me ayude a supervisarlos. También me gusta tener un lugar para que la gente escriba tarjetas o post-its.
La cuestión es que la gente se comunica y se siente cómoda comunicándose de distintas maneras. Hago todo lo que puedo para adaptarme a tantas como sea posible. Te garantizo que así sacarás más partido de los miembros más callados del equipo. Mi única advertencia es que evites aceptar la responsabilidad de supervisarlo todo. Puede ser mucho.
Estos son mis 5 consejos para facilitar reuniones para todos, incluidos los neurodivergentes. Gran parte de mi trabajo se centra simplemente en liberar el potencial existente en un equipo. Sin duda, la mejor manera de hacerlo es siendo lo más complaciente posible. En su próxima reunión, pruebe algunos de estos consejos. Puede que oigas voces que normalmente no oyes.
