Dans ces situations, j'arrive généralement à faire semblant de m'en sortir, à détourner l'attention ou à l'éluder avec humour. J'ai fait cela toute ma vie et je suis devenu assez bon dans ce domaine. Avez-vous déjà fait partie d'une équipe où une ou deux personnes parlent le plus ? Question piège ! Bien sûr que oui. Nous l'avons tous fait.
Si vous regardez autour de vous, vous verrez probablement quelqu'un qui semble sur le point de dire quelque chose, mais qui ne le fait jamais. Vous verrez peut-être quelqu'un qui prend des notes comme s'il s'agissait d'un concours, mais qui ne parle jamais. Vous verrez peut-être une autre personne dont vous savez qu'elle est un bon coéquipier, mais qui est en ce moment même à des kilomètres de là, en train de regarder quelque chose d'extrêmement intéressant sur sa chaussure. Cela a soulevé une grande question pour moi. Dans toutes les équipes dont j'ai fait partie, il y avait suffisamment de matière grise pour lancer une fusée, mais comment la débloquer ?
Pour commencer, il faut savoir que tout le monde n'est pas pareil. Les humains ont l'habitude d'exercer l'empathie d'une manière très étrange. Nous avons tendance à penser que tout le monde est comme nous, mais ce n'est pas le cas. On estime que 30 à 40 % de la population est neurodiverse. Et si vous avez passé un peu de temps dans une équipe informatique, vous pensez probablement que ce chiffre est assez bas.
Malheureusement, la plupart des pays ne sont pas conçus pour libérer le potentiel des personnes neurodiverses, et je sais par expérience que le monde du travail est particulièrement difficile. J'ai donc décidé de me recentrer sur la manière de construire mes réunions pour libérer ces voix. J'ai élaboré quelques règles que j'essaie de suivre lorsque j'anime une réunion. On me demande souvent comment je fais pour obtenir autant d'interactions dans mes groupes, et heureusement pour vous, je ne suis pas avare. Voici mes cinq conseils pour animer des réunions avec des personnes neurodivergentes.
1. Des pauses fréquentes
Dans l'excellent livre intitulé "Training from the Back of the Room", Sharon Bowman affirme que si nous parlons pendant plus de dix minutes sans changer de sujet, nous commençons à perdre l'attention des gens. Je ne suggère pas de prendre cinq pauses toutes les dix minutes, mais j'essaie de varier les sujets et les approches toutes les dix minutes environ et, plus important encore, j'aime faire une pause toutes les 30 minutes.
Les événements Scrum peuvent être très longs. Lorsqu'une personne atteinte de TDAH voit une réunion de planification de 4 heures, elle n'est pas en train de préparer du matériel pour en faire la meilleure réunion possible. Elle essaie de comprendre comment y survivre. C'est beaucoup moins grave si vous savez que vous aurez une pause dans 10 minutes. Fixez des pauses, assurez-vous que tout le monde sait que vous allez faire des pauses fréquemment et habituez vos équipes à ce style.
Si vous n'êtes pas l'animateur, demandez des pauses. Il y a de fortes chances qu'ils n'y voient pas d'inconvénient et qu'au moins deux autres personnes dans la salle l'apprécient. Si tout le reste échoue, faites une pause vous-même. Il vaut mieux que vous manquiez quelques minutes pour aller aux toilettes plutôt que de vous déconnecter et de manquer la moitié de la réunion parce que vous n'avez pas pris soin de vous. Votre équipe commencera peut-être à penser que vous avez une vessie de la taille d'une pièce de 10 cents, mais au moins vous pourrez participer pleinement.
2. L'écriture silencieuse
Certaines personnes peuvent dominer une pièce avec leur voix. Elles adorent parler et aiment encore plus que les gens les écoutent. Je fais partie de ces personnes. Mais tout le monde n'est pas comme moi. Certaines personnes reculent à l'idée de prendre la parole dans un contexte de groupe, même si elles connaissent bien le groupe. D'autres sont tout simplement trop polis pour intervenir ou être perçus comme des interrupteurs ou des contradicteurs. Mais voilà : ces personnes, celles qui s'assoient en silence et absorbent toutes les idées de la salle sans réfléchir à ce qu'elles veulent dire, sont probablement celles qui ont les meilleures idées.
C'est pourquoi j'essaie d'intégrer l'écriture silencieuse dans chaque événement que j'anime. Si nous partageons des idées, je prévois quelques minutes pendant lesquelles les participants peuvent écrire anonymement leurs idées sur des notes autocollantes ou sur un tableau blanc partagé. Nous passons ensuite en revue ces notes en groupe. Les personnes souffrant d'anxiété sociale ont ainsi la possibilité d'exprimer leurs idées à moindre risque. Ainsi, si vous avez une réunion à venir au cours de laquelle vous allez demander des contributions ou poser des questions difficiles, pensez à commencer la discussion par quelques minutes d'écriture silencieuse de vos idées avant de vous réunir en groupe de discussion.
3. Les choses tactiles
Dans ce monde post-pandémique, nous travaillons beaucoup plus à distance qu'auparavant. Cela présente de nombreux avantages. Les entreprises voient leurs frais généraux réduits. Nos horaires sont devenus plus flexibles. Les pantalons, qui sont réputés pour être des vêtements d'affaires non facultatifs, sont soudain facultatifs.
Bien sûr, nous perdons la valeur de la communication en face à face et la possibilité de toucher les choses. Les gens absorbent et retiennent les données de différentes manières. Certains aiment les voir. D'autres préfèrent les entendre. D'autres encore ont besoin de les tenir dans leurs mains. Je fais partie de ces dernières. J'ai besoin de quelque chose qui me le rappelle physiquement, sinon je vais, en quelques secondes, littéralement oublier son existence. Cela peut paraître drôle et extrême, mais c'est vrai. Il s'agit d'un déficit dans ce que l'on appelle la constance de l'objet, et il n'est pas improbable que quelqu'un avec qui vous travaillez ait aussi ce problème.
Comme je l'ai déjà mentionné, je travaille généralement sur un tableau blanc numérique. J'essaie également de structurer mes réunions de manière à ce qu'elles se prêtent à un travail de groupe sur le tableau. J'encourage les participants à poser des questions ou à faire des sondages à l'aide d'autocollants, je leur demande de voter ou de prendre la température en plaçant des marqueurs sur un tableau, ou je joue à un petit jeu pour prouver ce qu'ils avancent. De cette manière, je peux impliquer le groupe de manière dynamique et donner aux personnes comme moi quelque chose à jouer tout en continuant à participer à la réunion. Il m'arrive parfois d'organiser des autocollants ou de les déplacer sans raison, et je vois toujours deux ou trois personnes faire de même. Chaque fois que je vois une carte bouger ou une colonne s'organiser pendant une réunion, je sais que j'aide quelqu'un à collaborer.
4. Fixer des attentes
Pour certains d'entre nous, une réunion d'une heure est une chose qu'il faut endurer et à laquelle il faut survivre. Au cours d'une réunion, même si je l'anime, je suis réellement présent environ 50 % du temps. Le reste du temps, mon esprit s'égare. Il se peut que je pense à une table d'appoint que je voulais fabriquer ou à un nouveau jeu de société que j'ai acheté. Il en va de même pour ma femme. Elle n'est présente que la moitié du temps, elle aussi. Mais pour des raisons très différentes. Elle est anxieuse. Elle réfléchit à la manière de répondre à un certain nombre de scénarios réalistes ou irréalistes mais possibles. Elle peut se demander si elle se tient le visage de façon bizarre ou si elle hoche la tête au bon moment.
Ce qui facilite les choses, pour des gens comme nous, c'est de savoir ce qui nous attend. Si je sais que je n'ai plus qu'à tenir cinq minutes avant de passer à la cartographie des affinités, au vote ou à une pause, je peux plus facilement rester présent. Mais il ne s'agit pas seulement de définir des attentes. Il faut aussi être rigoureux quant à leur respect. Les réunions de 30 minutes doivent se terminer au bout de 30 minutes. Si vous n'êtes pas en mesure de respecter le temps alloué à une réunion, il est difficile de se sentir rassuré par les attentes que vous avez fixées.
5. Communication, communication, communication
Il s'agit moins de s'assurer que tout est dit d'emblée et compris que de s'assurer que tout est dit de toutes les façons possibles et imaginables. J'aime envoyer à l'avance le matériel nécessaire à la réunion (diapositives, peintures murales, listes d'arriérés, modèles, etc. J'aime également que l'ordre du jour soit défini et envoyé à l'avance et qu'il soit visible pendant la réunion. Je laisse les canaux de discussion ouverts et je demande à la salle de m'aider à les surveiller. J'aime aussi disposer d'un endroit où les participants peuvent écrire des cartes ou des post-its.
Le fait est que les gens communiquent et se sentent à l'aise de communiquer de différentes manières. Je fais de mon mieux pour en accommoder le plus grand nombre. Je vous garantis que vous obtiendrez davantage des membres discrets de l'équipe de cette manière. Ma seule mise en garde est de ne pas accepter la responsabilité de tout contrôler. Cela peut représenter beaucoup.
Voilà mes cinq conseils pour faciliter les réunions pour tout le monde, y compris les neurodivergents. Une grande partie de mon travail consiste à libérer le potentiel existant d'une équipe. La meilleure façon d'y parvenir est sans aucun doute d'être aussi conciliant que possible. Lors de votre prochaine réunion, essayez quelques-uns de ces conseils. Vous entendrez peut-être des voix que vous n'avez pas l'habitude d'entendre.
