La société X nous a contactés pour nous faire part d'un nombre important de factures annuelles (environ 100 000 par an). Les employés traitaient les factures manuellement, ce qui n'était pas efficace et prenait un temps précieux.
La réunion initiale
L'organisation d'une première réunion est une étape importante du processus d'automatisation des processus d'entreprise, car elle permet de découvrir les problèmes et de déterminer la meilleure façon de les résoudre. Lors de la première réunion avec l'entreprise X, nous avons découvert que l'équipe chargée de la comptabilité fournisseurs avait pour tâche de traiter manuellement les factures - environ 100 000 par an. En raison de l'inefficacité du traitement manuel, les employés de la comptabilité fournisseurs avaient du mal à respecter les délais de paiement et devaient parfois faire face à des pénalités pour retard de paiement.
100 000 factures par an et un traitement manuel des factures, y compris la saisie manuelle des champs de la facture dans le système existant, c'est la recette pour des paiements tardifs. Ce processus devait être automatisé. Il est important pour nous de proposer des options à nos clients. Il n'existe pas d'approche unique et il est essentiel de s'assurer que nos clients ont leur mot à dire et leur opinion sur le projet.
2 options ont été explorées par les consultants d'Improving concernant la numérisation automatique de ces factures. Les avantages et les inconvénients de ces deux options ont été discutés en interne et avec notre client.
Option 1 : Créer un fichier Microsoft l'entraîner à extraire des champs clés pour l'entreprise et utiliser ce modèle dans le cadre de la solution d'automatisation des comptes fournisseurs et des factures.
Option 2 : Utiliser un modèle de traitement des factures Microsoft existant et préconstruit.
La solution des outils d'automatisation des processus d'entreprise
Il a été déterminé, avec la société X, qu'un déploiement rapide était nécessaire. La société X reçoit chaque année différents types/formats de factures de la part de divers fournisseurs. La formation d'un modèle personnalisé avec tous les différents formats de factures attendus nécessiterait beaucoup de temps et d'efforts. En outre, la maintenance et le recyclage du modèle personnalisé après son déploiement incomberont à l'entreprise X. Un déploiement plus rapide n'aurait pas été possible si nous avions opté pour la formation d'un modèle personnalisé. Par conséquent, l'option 2 était le meilleur choix pour ce projet particulier.
L'entreprise X dispose d'une boîte de réception partagée dans laquelle les fournisseurs soumettent leurs factures. En utilisant le modèle d'IA préconstruit, nous avons créé un flux de travail automatique où les champs clés de la facture peuvent être extraits, et ces champs spécifiques sont remplis dans SharePoint.
Nous avons utilisé le modèle de traitement des factures prédéfini pour extraire les champs importants des PDF des factures entrantes et les stocker dans un endroit logique du point de vue de l'entreprise (comme un emplacement central sécurisé).
L'entreprise dispose également d'une base de données locale contenant des informations sur chaque fournisseur (nom, adresse, numéro de téléphone, etc.). Comme ces informations étaient déjà disponibles pour la société X, nous avons créé un connecteur personnalisé, et une fois que les champs de la facture sont extraits à l'aide du modèle AI et disponibles dans SharePoint, nous utilisons un numéro de bon de commande (PO) comme identifiant pour envoyer l'appel API à la base de données locale afin de récupérer toutes les informations correspondantes sur les fournisseurs dans SharePoint.
Pourquoi est-ce important ? Une fois que la base de données locale répond avec des informations spécifiques au numéro de commande, les informations extraites des bases de données sont utilisées comme point de validation.
Un score de confiance pour chaque champ extrait par l'IA indique la probabilité que le modèle d'IA ait extrait un champ spécifique avec précision. Les contrôles de validation sont effectués en combinaison avec les données extraites des bases de données locales. Lorsque les factures passent tous les contrôles de validation, elles sont validées automatiquement. Pour l'entreprise X, il y a 13 contrôles de validation. Si les informations correspondent et que le taux de confiance est supérieur ou égal à 70 %, la facture est marquée comme étant validée automatiquement.
(Illustration de base du flux de travail d'une facture entrante à l'aide de la modélisation de l'IA)
Que se passe-t-il si les données ne sont pas validées automatiquement ?
L'entreprise X doit être consciente de certaines exceptions. Parfois, le modèle reconnaît que l'information est présente, mais il n'a pas confiance dans la valeur extraite. Le score de confiance est peut-être faible. Dans les cas où les données extraites de la base de données locale ne correspondent pas à la valeur du champ extrait par l'IA et ne peuvent pas être validées automatiquement, la facture est signalée en conséquence. Dans le cadre de cette solution, nous avons créé une interface de mise à jour permettant de valider manuellement ces exceptions.
Les données extraites par l'IA et les données extraites de la base de données locale sont affichées à côté de la facture PDF originale. Ainsi, l'employé dispose de tout ce dont il a besoin sur un seul écran. Les scores de confiance faibles sont signalés dans l'écran d'accueil et attirent l'attention des employés.
La principale caractéristique de l'application est une fonction de recherche pour chaque champ. Par exemple, disons que le nom du fournisseur est illisible. Lors du traitement automatique de cette facture, celle-ci a été marquée comme illisible en raison d'un faible niveau de confiance. Lors de la mise en route, l'employé peut cliquer sur le bouton de recherche à côté du nom du fournisseur et l'endroit où il est extrait de la facture dans le PDF sera mis en évidence. Ainsi, l'employé ne perd pas de temps à faire défiler les documents sans raison. Le processus de validation est plus rapide.
Si le nom ou le numéro du fournisseur est effectivement erroné, le préposé peut rejeter la facture - nous avons également automatisé ce processus. Dans ce cas, un courriel automatisé est envoyé au fournisseur, indiquant/répertoriant toutes les raisons du rejet et lui conseillant de soumettre à nouveau une facture corrigée - il soumettra à nouveau la facture au fournisseur.
Les avantages des outils d'automatisation des processus métier et de l'IA
Les tâches manuelles prennent du temps et sont sujettes à l'erreur humaine. Elles entraînent une perte immédiate d'efficacité et, dans le cas de l'entreprise X, des pénalités de retard. L'automatisation résout ces problèmes et redonne du temps aux employés. Elle leur permet de traiter les factures efficacement et rapidement sans avoir à consacrer trop de leur précieux temps à des tâches manuelles répétitives.
(Les statistiques sur le traitement des factures sans l'utilisation de l'IA et des outils d'automatisation des processus métier).
Bien sûr, il y a des risques. Toute solution comporte des risques. Parfois, l'IA peut extraire quelque chose qui n'est pas lié à un domaine spécifique et se sentir très confiante à ce sujet. Mais les risques liés à la solution automatisée sont bien moindres que les risques liés à la saisie manuelle. En outre, des contrôles de validation supplémentaires permettent de détecter des problèmes de ce type.
L'IA doit être utilisée comme un outil permettant d'améliorer la valeur de l'entreprise. En l'exploitant de manière efficace et appropriée, vous pouvez permettre à vos employés de mettre à profit leurs compétences dans d'autres domaines. Et la bonne nouvelle, c'est que vous pouvez compter sur votre personnel lorsque l'IA ne peut pas fonctionner avec une précision de 100 %. Tout le monde y gagne.
En outre, cette solution est hautement personnalisable et peut être adaptée pour répondre aux besoins uniques de toute entreprise. Qu'il s'agisse d'ajuster les critères de validation, d'intégrer des sources de données supplémentaires ou d'optimiser le flux de travail pour des types de factures spécifiques, la solution peut être facilement adaptée pour répondre à un large éventail de besoins commerciaux et de préférences opérationnelles.
Les avantages des outils d'automatisation des processus d'entreprise en chiffres
Cette initiative permettra d'améliorer les performances et de réduire le temps de traitement des factures de l'entreprise X de 1 ($75,000) ETP par an. Le processus étant entièrement automatisé, les erreurs humaines seront également réduites de manière drastique.
Merci de votre lecture ! Si vous êtes à la recherche d'outils d'automatisation des processus d'entreprise, n'hésitez pas à nous contacter, contactez-nous et nous vous aiderons dans votre démarche.
