L'automatisation des processus robotiques pour améliorer les opérations de revêtement de sol

Le client

Un des principaux fournisseurs de matériaux de revêtement de sol et de services d'installation aux États-Unis.

Le projet

Automatisation des processus robotiques pour améliorer les opérations de revêtement de sol

Vue d'ensemble

Le client a approché Improving avec un défi commercial important. Son système ERP interne, RFMS, ne disposait pas de capacités d'intégration solides avec les différents portails de facturation utilisés par ses clients, principalement sur le marché des constructeurs immobiliers du Texas. En conséquence, le client s'appuyait sur des processus manuels pour réconcilier les ordres de travail, les paiements et les factures, ce qui entraînait des inefficacités, des erreurs et une allocation importante de ressources. Improving a proposé une solution s'appuyant sur Automation Anywhere, un outil de Robotic Process Automation (RPA), pour automatiser les processus d'extraction et d'intégration des données. En mettant en œuvre la RPA, le client visait à rationaliser ses opérations, à augmenter l'efficacité et à réduire les coûts associés au travail manuel.

Le défi

Le processus de rapprochement manuel des ordres de travail, des paiements et des factures prenait beaucoup de temps et était sujet à des erreurs. Le client passait des heures à saisir manuellement les données de plusieurs portails de facturation dans son système ERP, ce qui entraînait des retards de paiement, des inexactitudes potentielles et une ponction sur les ressources humaines. Le manque d'intégration entre le RFMS et les portails de facturation a créé un goulot d'étranglement important dans ses opérations, entravant la croissance et l'évolutivité.

La solution

Improving a proposé de mettre en œuvre Automation Anywhere pour automatiser les processus d'extraction et d'intégration des données. L'équipe a commencé par développer une démonstration de faisabilité (POC) pour intégrer un constructeur et tester les capacités de l'outil RPA. Une fois que le POC a donné des résultats positifs, le projet s'est étendu à plusieurs constructeurs et portails de facturation. La solution a consisté à exploiter les capacités de screen scraping d'Automation Anywhere pour extraire les données des portails de facturation et à utiliser des requêtes pour mettre à jour le RFMS sur la base des informations extraites.

L'équipe a mis en place une solution de journalisation dynamique, permettant un suivi flexible et complet des activités des robots. Ce système de journalisation amélioré a permis d'obtenir des informations précieuses et de faciliter le dépannage. Pour garantir la précision et minimiser les exceptions, l'équipe a utilisé des techniques de correspondance de chaînes de caractères, de nettoyage de données et de correspondance de jokers pour recouper les portails des constructeurs avec le RFMS. Cette approche a permis d'obtenir un taux de correspondance de plus de 95 %, ce qui a considérablement réduit les efforts manuels nécessaires au traitement des exceptions.

En outre, l'équipe a utilisé la capacité d'Automation Anywhere à piloter le client Windows du RFMS pour automatiser le processus de comptabilisation des chèques. Auparavant, les comptables s'appuyaient sur des feuilles de calcul pour suivre et comptabiliser les chèques, ce qui entraînait des erreurs potentielles et un manque d'efficacité. En automatisant ce processus, l'équipe a gagné des heures par jour, en particulier pendant les cycles de fin de mois.

Technologies et méthodologies

• L'automatisation n'importe où : L'outil RPA utilisé pour automatiser les processus d'extraction et d'intégration des données.

• RFMS : Le système ERP interne utilisé par le client.

• SQL Server : La technologie de base de données sous-jacente au RFMS.

• ASP classique : La technologie utilisée dans l'un des portails de facturation qui a nécessité un grattage d'écran.

Les avantages pour l'entreprise

• Un gain de temps considérable: La mise en œuvre de la solution RPA d'Automation Anywhere a permis au client d'économiser des heures par jour, en particulier pendant les cycles de fin de mois. Ce qui nécessitait auparavant un effort manuel peut désormais être accompli en quelques minutes, ce qui permet à l'entreprise de réaffecter ses ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• Efficacité accrue: Grâce à l'automatisation des processus d'extraction et d'intégration des données, le client a vu son efficacité augmenter de manière significative. La solution a rationalisé ses opérations, réduisant les erreurs et les retards associés à la saisie manuelle des données.

• Réduction des coûts: En éliminant la nécessité d'un travail manuel important, le client a réalisé des économies substantielles. La solution RPA a réduit le nombre d'heures consacrées aux rapprochements, ce qui a permis d'améliorer l'allocation des ressources et d'augmenter la productivité.

• Improving Accuracy [...]: La mise en œuvre de techniques de correspondance de chaînes de caractères, de nettoyage de données et de correspondance de jokers a permis d'améliorer la précision du rapprochement des données, en minimisant les exceptions et les erreurs. Cette précision accrue a permis d'améliorer les rapports financiers et la prise de décision.

• Évolutivité et croissance: Grâce à l'automatisation de ses processus de facturation, le client est bien positionné pour sa croissance future. La rationalisation des opérations et la réduction des efforts manuels permettent à l'entreprise de développer ses activités sans avoir besoin de ressources supplémentaires importantes.

Enseignements tirés

Grâce à la mise en œuvre de ce projet, Improving a tiré des leçons précieuses qui peuvent être partagées avec les futurs clients et les équipes qui entreprennent des initiatives similaires.

L'un des principaux enseignements est l'importance de décomposer les bots RPA en sous-bots pour assurer leur réutilisation et leur flexibilité. Au départ, l'équipe a développé des bots monolithiques, mais elle s'est aperçue que la création de sous-bots dès le départ aurait été plus bénéfique pour l'évolutivité et la maintenance futures.

Un autre enseignement a été la nécessité de trouver des solutions créatives pour les systèmes plus anciens, tels que le portail de facturation classique basé sur ASP et le RFMS basé sur Windows. L'équipe a dû concevoir de nouvelles approches pour capturer les données de ces systèmes, car ils ne disposaient pas de capacités d'intégration modernes. Il a fallu faire preuve d'itération, de créativité et de collaboration avec l'équipe d'assistance d'Automation Anywhere pour surmonter les difficultés.

Pourquoi Improving ?

En tirant parti des capacités RPA d'Automation Anywhere, Improving a aidé avec succès le client à surmonter ses défis de réconciliation manuelle. La mise en œuvre de processus automatisés d'extraction et d'intégration de données a non seulement permis de gagner du temps et d'accroître l'efficacité, mais aussi de réduire les coûts et d'améliorer la précision.

Le Client peut maintenant se concentrer sur la mise à l'échelle de son entreprise et l'expansion sur de nouveaux marchés, confiant dans ses opérations rationalisées et ses rapports financiers améliorés. Le succès de ce projet a conduit le client à étendre son partenariat avec Improving, en élargissant encore la portée des initiatives d'automatisation. En tant que partenaire de confiance, Improving continue à fournir des solutions innovantes et un support exceptionnel, aidant le client à atteindre ses objectifs commerciaux et à stimuler sa croissance.